Sika Etiske retningslinjer

• Strengt følg alle lover og forskrifter som er gjeldende for vår virksomhet.
• Følg disse etiske retningslinjene og andre interne forskrifter strengt, selv om de er strengere enn gjeldende lover.

Full overholdelse av gjeldende lover og forskrifter er rammeverket for alle våre aktiviteter. I tillegg definerer disse etiske retningslinjene regler som kan være strengere enn gjeldende lover. Det finnes også ytterligere interne regler som må følges. 

• Ikke gi tjenester (kontanter, reiser, gaver osv.) med den hensikt å påvirke noens måte å ta beslutninger (f.eks. for å beholde eller få forretningsvirksomhet) eller for å oppnå en utilbørlig fordel (f.eks. en tillatelse Sika ikke har rett til).
• Ikke godta noen form for tjenester (kontanter, reiser, gaver osv.) som kan påvirke hvilke beslutninger du tar eller fører til at du gir en utilbørlig fordel (f.eks. en rabatt som forretningspartneren ikke har rett til).

Sika er forpliktet til å bekjempe enhver form for korrupsjon. Sika forbyr sine ansatte, representanter og andre tredjeparter som opptrer på deres vegne å delta i noen form for bestikkelser. Bestikkelser og korrupsjon kan ha mange former. Det kan være kontanter, men også en hvilken som helst annen tjeneste (reiser, gaver av noe slag). Det er alltid meningen å påvirke mottakerens beslutning om å oppnå en utilbørlig fordel fra personen eller enheten som tilbyr tjenesten. Det spiller ingen rolle om du tilbyr eller mottar en slik tjeneste. Det spiller ingen rolle hvem motparten er (stat, selskap eller privatperson). Bortsett fra vanlige gaver og underholdning, som ikke tar sikte på å oppnå en utilbørlig fordel (se nedenfor, 3.), spiller det ingen rolle hvor stor eller liten tjenesten eller fordelen er. Det er fremdeles bestikkelse eller korrupsjon, noe som er streng forbudt.

• Tilby eller godta kun gaver og underholdning som er lovlige, rimelige, av moderat verdi og i samsvar med ditt lokale Sika-selskaps retningslinjer for gaver og underholdning.
• Sponsing og veldedige gaver er tillatt dersom det er i samsvar med ditt lokale Sika-selskaps retningslinjer for gaver og underholdning.
• Det er forbudt å bruke midler fra Sika til å støtte politikere, politiske kandidater eller politiske partier. Donasjoner til politiske kampanjer som støtter Sikas strategi eller forretningsaktiviteter må godkjennes av konsernledelsen.

Det er i alle land og markeder vanlig forretningspraksis med rimelige gaver og underholdning (måltider, sports- eller kulturarrangementer osv.). Det blir bestikkelser hvis det er ment å påvirke mottakerens beslutning.Invitasjoner til turer eller arrangementer over flere dager, samt gaver og underholdning til offentlige tjenestemenn utgjør spesiell risiko. Alle selskaper må vedta en lokal policy for gaver og underholdning, som definerer nødvendige godkjenningsnivåer og er i tråd med bedriftens konsernpolicy.

• Opptre ytelsesorientert og rettferdig i markedet både vis-a-vis kunder og leverandører.
• Ikke diskuter, inngå avtaler eller samarbeid i noen form med konkurrenter om strategier, priser, markeder, kunder, produkter, produksjon eller andre markedsensitive aspekter.
• Aldri inngå avtaler med Sika´s kunder om deres videresalgspriser.
• Forhåndssjekk eventuelle sensitive forpliktelser (f.eks. eksklusivitet, ikke-konkurranse, joint ventures) med konsernets juridiske avdeling eller en lokal juridisk rådgiver.
• Ikke misbruk en markedsdominerende posisjon

Vi forventer full overensstemmelse med gjeldende kartell og antitrustlover. Dette gjelder spesielt alle former for diskusjoner og avtaler med konkurrenter vedrørende pris- eller andre markedssensitive aspekter.Spesiell oppmerksomhet må gis til uformelle sammenkomster, konferanser, messer og møter i bransjeforeninger eller i diskusjoner rundt mulige oppkjøp. I den grad kontakter med konkurrenter er juridisk tillatt, må de administreres under tilsyn av øverste leder og dokumenteres på riktig måte.

• Unngå enhver situasjon som kan skape en interessekonflikt mellom personlige, evt. familiære interesser og Sika’s interesser. Informer overordnet om mulige interessekonflikter som måtte oppstå.
• Unngå aktiviteter i konkurranse med Sika.
• Bruk ikke en forretningsmulighet for Sika til egen personlig vinning.

Beslutninger på vegne av Sika må ikke påvirkes av personlige eller familiære interesser. Ingen konkurrerende virksomhet med Sika er tillatt.

• Ikke bruk konfidensiell, kurs-sensitiv informasjon til å handle med Sika- aksjer, opsjoner eller obligasjoner.
• Ikke del videre slik informasjon til tredjeparter.
• Ikke bruk konfidensielle prissensitive data til å handle aksjer, opsjoner eller obligasjoner tilhørende Sika’s forretningspartnere, eller del videre slik informasjon med tredjeparter.

Handel basert på innsideinformasjon innebærer bruk av konfidensiell informasjon for å oppnå en urettmessig gevinst. Dette er ulovlig i Sveits og i mange andre land. Innsidehandel gjelder primært handel av Sika aksjer. Men det er heller ikke tillatt å bruke innsideinformasjon til å handle i aksjer tilhørende Sika’s forretningspartnere. Sikas Retningslinjer for innsidehandel og ledelsestransaksjoner (Insider Trading and Management Transaction Policy) gir ytterligere veiledning, spesielt angående perioder med handleforbud. 

• Forhindre innsyn i fortrolig aktivitet, teknisk og finansiell informasjon tilknyttet Sika.
• Del kun konfidensiell informasjon innen Sika basert på et behov-for-å- vite prinsipp.
• Ikke del konfidensiell informasjon med noen tredjepart med mindre dette er nødvendig for virksomheten, og bare etter å ha inngått en konfidensialitets-avtale.
• Sikre nøyaktighet og et tilstrekkelig sikkerhetsnivå for konfidensiell informasjon basert på Sika’s Konsernets IT-sikkerhetspolicy og-direktiver.
• Beskytt konfidensiell informasjon og personopplysninger til tredjeparter og våre ansatte.
• Sørg for at personopplysninger som Sika samler inn behandles rettferdig og transparent.
• Overhold lokale lover for databeskyttelse og følg prinsippene i Sikas interne retningslinjer for databeskyttelse.
  

Sikring av Sika’s know-how er av stor betydning. Mens Sika ikke har til hensikt å hindre flyt av informasjon som er nødvendig for virksomheten, er det likefullt viktig å beskytte Sika’s know-how mot upassende bruk. Vibeskytter også tredjeparts konfidensielle informasjon. Sika er forpliktet til å respektere alle ansattes og tredjeparts personvern og integritet.

• Bruk Sika’s driftsmidler (utstyr, datamaskiner, biler, etc.) med forsiktighet og kun til virksomhetens formål med mindre annet er godkjent av overordnet.
• Beskytt mot mulig misbruk (svindel, tyveri, tap).

• Alle lover og forskrifter innen arbeidsrett og arbeidsmiljø, samt Sika´s interne retningslinjer som gjenspeiler internasjonale arbeidsstandarder, skal overholdes fullt ut.
• Dine underordnede og kolleger skal behandles rettferdig og med respekt.
• Alle skal engasjere seg i å fremme mangfold og en inkluderende kultur basert på tillit for å legge til rette for innovasjon, åpenhet og like muligheter.
• Ikke behandle andre urettferdig basert på etnisitet, nasjonalitet, seksuell legning, kjønn, alder, religion osv., og heller ikke verbalt eller fysisk trakassere, misbruke, fornærme, true eller skremme.
• Ikke tolerere noen form for krenkende oppførsel eller diskriminering av ansatte, og rapportere observerte brudd til leder eller HR.

Sika fremmer et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø der alle ansatte behandler hverandre rettferdig og med respekt. Sika er forpliktet til like muligheter og det er strengt forbudt med seksuell og/eller noen annen form for trakassering på arbeidsplassen.Sika søker å sikre at til alle ansattes oppførsel er i samsvar med internasjonalt vedtatte standarder for menneskerettigheter, samt kjernearbeids- og sosiale standarder*, og støtter de ti prinsippene i FNs Global Compact.Sika er forpliktet til å avskaffe alle former for barne- og tvangsarbeid (inkludert moderne slaveri og menneskehandel) – også i sitt eget forsyningskjedenettverk, og til anerkjennelse av organisasjonsfrihet, kollektive forhandlinger og sosialt partnerskap, rettferdig kompensasjon og rettferdig arbeidstid.

_{* Disse standardene inkluderer Menneskerettighetserklæringen, OECDs retningslinjer for multinasjonale foretak og den internasjonale arbeidsorganisasjonens (ILO) trepartserklæring om prinsipper vedrørende multinasjonale foretak og sosialpolitikk.} 

• Overholde miljø-, helse- og sikkerhetslover, forskrifter og relevante interne retningslinjer.
• Fremme en sikkerhetskultur og aldri gå på akkord med sikkerhet og beskyttelse av andre.
• Fremme bærekraftig bruk av ressurser og engasjere seg i bærekraftig forretningspraksis, ved å minimere Sikas miljøpåvirkning (luft, avfall, vann, energiforbruk og biologisk mangfold), bidra til en sirkulær økonomi og prioritere miljøvennlige teknologier.
• Tillat aldri at økonomiske hensyn prioriteres over sikkerhet, helse og miljøvern.

De ansattes sikkerhet og trivsel er en prioritet for Sika. Sika driver en bærekraftig og sosialt ansvarlig virksomhet. Sika har et spesielt ansvar for fullt ut å overholde helse-, sikkerhets- og miljølover og interne krav, i våre ansattes, kunders og samfunnets interesse som helhet, og for fremtiden til planeten vår.

• Etterlevelse av våre retningslinjer skal sikres hos leverandører, tjenesteytere, agenter og distributører.
• Overhold kundenes regler, spesielt med hensyn til gaver og underholdning, selv om de er strengere enn disse etiske retningslinjene og dine lokale retningslinjer for gaver og underholdning.

Sika forventer at forretningspartnere og leverandører opptrer med integritet og følger de samme forretningsetiske reglene. For å oppnå dette målet, er Sika’s leverandører pålagt Sika’s Leverandørkodeks (Supplier Code of Conduct). Sika støtter sine leverandører med opplæring og overvåker deres etterlevelse via spørreskjemaer og revisjoner.

• Overhold gjeldende sanksjoner samt ikke-spredning, import- eksportkontroll og forskrifter for farlige stoffer.
• Sørg for nøyaktige tolldeklarasjoner og innhent alle nødvendige tolltillatelser.

Sika er forpliktet til å følge alle gjeldende handels- og tollforskrifter. Ulike nasjonale og internasjonale handelslover begrenser eller forbyr import og eksport av produkter eller tjenester. Disse restriksjonene er ikke bare basert på produktets art, men også på opprinnelsesland eller destinasjonsland og noen ganger til og med på kundens og leverandørenes identitet (sanksjoner).

• Vær på vakt og rapporter umiddelbart til en overordnet eller kontroller eventuelle tvilsomme økonomiske transaksjoner.

Sika er forpliktet til å støtte kampen mot hvitvasking. Hvitvasking betyr innføring av eiendeler (ikke bare kontanter) som stammer fra kriminelle aktiviteter i vanlig finansiell og økonomisk syklus. Hvitvasking av penger er en forbrytelse.

• Disse retningslinjer gjelder for alle ansatte i Sika. Alle ansatte som begynner i Sika bes om å forplikte seg til å følge disse reglene.
• Alt personale i alle selskaper vil jevnlig, og minst en gang i året, bli minnet om disse reglene.
• Daglige ledere i alle Sika-selskaper må årlig bekrefte sin oppfølging av dette regelverket i respektive selskap.
• Konsernavdelingene gjennomfører regelmessig kurs og revisjoner.

Mens konsernledelsen vil sørge for de nødvendige verktøy og metoder, er overholdelse av de etiske retningslinjene et kontinuerlig ledelsesansvar. Riktige valg, opplæring og veiledning av personalet er avgjørende i denne sammenhengen.

• Enhver transaksjon skal dokumenteres og arkiveres på riktig måte.
• Informer dine overordnede om potensielle konflikter med hensyn til disse reglene.
• Rapporter brudd på disse reglene til dine overordnede, til HR eller et medlem av den lokale ledelsen, eller – hvis det ikke er effektivt eller gjennomførbart, gå til neste ledelsesnivå. Du kan også henvende deg til Corporate Compliance via e-post ([email protected]) eller via Sika Trust Line (https://sikatrustline.com).
• Personer som rapporterer i god tro vil være beskyttet mot gjengjeldelse.Brudd på disse reglene vil bli møtt med disiplinære tiltak.

Vi i Sika omfavner et klima med åpenhet og full åpenhet. Åpenhet om potensielle konflikter og brudd på dette bidrar til å håndheve de etiske retningslinjene. Åpenhet er også viktig med tanke på nøyaktig dokumentering og arkivering av alle transaksjoner. Vi oppfordrer alleansatte til å si ifra og informere sine overordnede, lokale HR eller ethvert annet medlem av det lokale lederteamet om kritiske hendelser, i henhold til prinsippene i Sika Trust Policy. Påståtte brudd vil bli nøye undersøkt og, hvis de bekreftes, vil det ha disiplinære konsekvenser for involverte.

• Som overordnet, fremstå som et godt forbilde, og overhold strengt de etiske retningslinjene.
• Håndhev null-toleranse innen ditt ansvarsområde.
• Insister på full åpenhet for å løse potensielle risikoer / konflikter tidlig.

Ved å fremstå som gode rollemodeller på et ledernivå etableres et avgjørende redskap for å opprettholde fokus på de etiske retningslinjene. Det er viktig å fremstå som et godt forbilde, og samtidig håndheve en null-toleranse policy. Det betyr også å ha et arbeidsmiljø der mulige konflikter blir håndtert åpent og konstruktivt.

• Ikke benytt tredjeparter til å omgå disse reglene.

Kritikkverdig atferd eller forretningsskikk må ikke delegeres til tredjepart. (f. eks. agenter, distributører, konsulenter, etc) for å omgå disse reglene.

• Spør alltid hvis du er i tvil.

I mange tilfeller kan brudd på lover eller interne retningslinjer unngås ved rådgivning i tide. Hvis du er i tvil om hvilken beslutning eller handling du skal ta, spør andre først og søk råd eller hjelp fra en leder eller den aktuelle avdelingen/funksjonen (f.eks. HR, juridisk, QEHS eller økonomi).

• Der det ikke foreligger en bestemt regel, eller hvis du er i tvil, sjekk din egen reaksjon med denne enkle «avis-regelen». Ville du gjennomført dette hvis saken ville dukke opp på forsiden av den lokale avisen med alle detaljer?

Mens mange av disse reglene kan være spesifikke og ikke dekker godt nok den aktuelle saken er «avis-regelen» en god test, og er forståelig verden over. Og er du noen gang i tvil, spør alltid på forhånd.

• Alle bindende avtaler på vegne av Sika – uansett om de er på papir eller digitalt – må signeres av to autoriserte personer, selv om lokale lover tillater kun én signatur.
• Dersom den bindende avtalen gjennomføres med elektronisk kommunikasjon (e-post, tekstmelding etc.), tillates det at kun én person signerer. En person til må imidlertid gå gjennom og godkjenne den bindende avtalen før den sendes ut. 
• Med mindre det kreves av lokale lover, skal det aldri brukes segl eller personlig stempel; hvis du bruker segl/stempel, skal personlige signaturer alltid legges til.

Fire øyne-prinsippet er Sikas nøkkelprinsipp for forsvarlig risikostyring og etisk oppførsel. Et ekstra par kompetente øyne må gjennomgå de forretningsmessige forholdene for å sikre en aktsom beslutningsprosess, utformet i henhold til disse etiske retningslinjene.

Hvis du er i tvil eller har spørsmål angående de etiske retningslinjene, kontakt din overordnede eller selskapets øverste ledelse. Du kan også sende dine spørsmål og kommentarer direkte til: [email protected].